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時間がかかる提案書作成の時間をどう短縮するか

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提案資料の作成にはどうして時間がかかるのでしょうか。提案書作成で陥りやすいポイントについてお伝えします。

想定以上にかかる提案書作成時間

提案書にかける時間がもったいない。そう感じられる経営者の方は多いのではないでしょうか? サービスや商品を魅力的に伝えるアイデアは浮かんだものの、それを伝える上で提案書が必要だと感じても、なかなかそれを形にするのは気が重いものです。

なかなか提案書が作れない理由は、大きく二つあります。

一つ目は、提案書のパワーポイントを作成する時間が負担になるケースです。よいデザインのパワーポイントページを作ろうとすると、1ページあたり30分~1時間かかります。20ページの提案書で、実に10時間~20時間。他の仕事をしながらだと2日~3日の時間がかかってしまいます。

二つ目は、アイデアは浮かんだけれど、それを形にする方法がわからないケースです。インターネットで検索すると、課題の整理、具体的な提案、金額や納期、注意点など、作成する項目や目次はあるものの、それを作成したとして、果たして自分のイメージするメッセージになるのだろうかと感じてしまうケースです。

今回の記事では、そういった二つのケースを踏まえつつ、部下や外部に提案書の作成業務を依頼する際に、陥りやすい失敗を踏まえながら、うまく活用して自身の生産性を上げるための方法を説明します。

構成が明確なときには、ランサーズやクラウドワークスなどを活用しよう

まず、提案書を作成する時間が気になる方向けには、ランサーズクラウドワークスといったクラウドソーシングがお薦めできます。調べていただくと、時間単価800円~1,500円といった価格帯を提示されている方が多く存在します。

一つの提案書に10時間~20時間かかるということでしたら、8,000円~3万円で依頼できてしまいます。ある程度、具体的な形やイメージを伝えられるのであれば、たたき台が上がってから微修正したとしても、大きく時間を短縮することができます。

もちろん、仕事を外部に依頼するというのは、多少、慣れが必要な部分もあります。ただ、外部の工数をうまく活用できるということは、業務が集中したときに外部の力をうまく活用することができることですので、自社のキャパシティを超えて、成果を最大化することが可能になります。3万円を自分でやれば、コストがかからないと考えるよりは、3万円使うことで浮いた工数をどう成果につなげていけるか、経営者やマネジャーとしては、そこにチャレンジしたいものです。

クラウドソーシングを活用する時に注意すべき内容

しかし、注意しなければいけないこともあります。よいアイデアが浮かんだので、外部を活用することで工数を削減しようと思ったところまでは良かったのですが、なかなか依頼した相手がこちらの思った通りに作成してくれないケースです。何度も修正した結果、自分で作成するよりも時間がかかったり、依頼先の時間が想定以上になって割高になったりということが発生してしまいます。

私自身、この経験は多く持っています。自身の失敗を振り返ると、一番よくある理由は、せっかく外部に依頼するのだから、格好よい提案書にしてくれるだろうと考えたり、説明しなくても、この辺りはくみ取って作成してくれるだろうと考えたりすると、期待とアウトプットにギャップが生じると感じています。

そうならないようにする上でのポイントは、一つは、自分の中で提案書の構成をラフスケッチでもよいので、形にしてから依頼することです。二つ目は、こちらがコンセプトやポイントを伝えれば、それを意訳して、市場調査などをした上で、提案書の形にしてくれる人を選ぶことです。

良いアイデアはあるけれど、どうまとめればいいのかわからない提案書はどうすべきか?

アイデアはあるけれど、構成がわからない時の提案書はどういったものがあるでしょうか? 実際の事例を挙げてみると、以下のような内容が考えられます。

①相手の事業における必要性を訴求したい

②競合を調べた上で、自社のサービスの魅力を訴求したい

③最新技術に対する内容を提案書にしたい

 

①相手の事業における必要性を訴求したい

相手の事業に踏み込んだ提案をするケースです。フランチャイズなどの事業提案をするときはこちらの内容になってきます。

この場合、提案する先の経営課題や事業を理解した上で、提案書を作成する必要があり、そうなってくると、依頼先の相手が経営課題や事業を理解していないと、その説明からスタートする必要が出てしまいます。

 

②競合を調べた上で、自社のサービスの魅力を訴求したい

この場合、単に、競合を調べるだけではなく、自社が競合に勝っているポイントが、いかにお客様にとって重要なポイントかを伝えることが大切になります。

そもそも、競合サービスの調査が入ってくるので、すでに提案書の作成だけを依頼するケースとは異なってきますし、自社が競合他社に勝っているポイントがいかにお客様にとって重要かを伝えるメッセージを考える必要もあります。

 

③最新技術に対する内容を提案書にしたい

ある程度は、インターネットでも、最新技術に関する内容は調べることができますが、しかし、その業界を知っているか知らないかで、提案書のテイストは結構変わってしまいます。

ブロックチェーンやドローン、IoTなどの最新技術の提案書をまとめる際には、技術的な要素を踏まえつつ、一方で、その細かい技術を知らない人でもわかるように整理する必要があり、技術に対する見識とそれを魅力的に伝わるようにまとめる力が必要となります。

魅力的な提案書作成におけるMBAバンクの魅力とは

ここまで、部下や外部に依頼する際の注意点、なかなか構成が思い浮かばない提案書の事例を説明しました。依頼したい提案書作成業務がどういった内容なのかを踏まえながら、部下への指示や外部への依頼を工夫することで、自身の提案書作成の生産性を向上させていただければと考えています。

MBAバンクのコンサルタントは、「相手の事業における必要性を訴求したい」、「競合を調べた上で、自社のサービスの魅力を訴求したい」、「最新技術に対する内容を提案書にしたい」などは、依頼者の意図をくみ取って提案書を魅力的に作成することができます。

MBA生が学んだ最新の経営学と、MBA生の実務経験をうまく活かした提案書作成が可能ですので、これから作成しようとする提案書が、「構成を考えるのが大変だ」と感じたときには、ぜひ、活用をご検討いただければと思います。

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まとめ

提案書作成の作成に時間がかかっている理由が明確になると、誰に依頼すれば最適化がわかります。構成が決まっている場合は、クラウドワークスやランサーズといったクラウドソーシングがよいですし、構成も含めた提案書が必要でしたらMBAバンクがお勧めです。

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WRITER筆者

MBA CROWDSOURCING 編集部